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Signieren von Dokumenten mit Document Signing Zertifikaten

Nutzung der Document Signing Zertifikate ist einfach – sie funktionieren direkt in der Software, in welcher das Dokument erstellt worden ist. Das Signieren kann deshalb in Adobe PDF, Microsoft Office, OpenOffice oder LibreOffice erfolgen.

Signieren von Dokumenten mit dem Document Signing Zertifikat

Nachdem die Bestellung des Zertifikats abgeschlossen ist, erhalten Sie das Zertifikat von DigiCert auf einem Token und dieses können Sie gleich nutzen. In dem für die Erstellung der Office-Dokumente bestimmten Programm rufen Sie nur das Dialog der Signierung auf und bestätigen den Vorgang. Das neu erstellte Dokument können Sie gleich dem Adressaten senden und dieser wird wissen, von wem es stammt und dass es seit der Signierung nicht geändert worden ist.

In dieser Anleitung wird der Signierungsvorgang für die folgenden Programme beschrieben (je nach Ihrem Programm klicken Sie einen von den Links an, um die für Sie nicht relevanten Anleitungen zu überspringen):

• Adobe Reader
• Microsoft Word
• Libre und OpenOffice

Signieren in Adobe Reader

Das zu der Signierung bestimmte Dokument öffnen Sie in Adobe Reader – für die digitale Signatur reicht auch die kostenlose Version aus. Rechts klicken Sie More Tools an und in der Übersicht öffnen Sie Certificates.

Der Cursor ändert sich zu einem Kreuz für Auswahl der Stelle, an welcher die Unterschrift angezeigt werden soll. Nach ihrer Auswahl bestimmen Sie noch das gewünschte Zertifikat, bestätigen Sie die Vorschau der Unterschrift und speichern Sie das neu signierte Dokument.

Wählen Sie das Zertifikat aus.

Bevor Sie die Unterschrift bestätigen, zeigt sich Ihnen ihre Vorschau an.

Ihr Dokument ist nun signiert, was jeder Leser oder Empfänger des Dokumentes nach seiner Öffnung in der oberen Leiste von Adobe Reader sehen wird. Die Details der Unterschrift werden in Signature Panel angezeigt.

Signieren in Word

Das zu der Signierung bestimmtes Dokument öffnen Sie in Microsoft Word. Links oben öffnen Sie das Angebot Datei und weiter klicken Sie Informationen und Dokument schützen an. Von den angebotenen Optionen wählen Sie Digitale Signatur hinzufügen.

Nach diesen Schritten öffnet sich das Dialogfenster für Bestätigung des Signierens. Falls Ihr Signierungszertifikat nicht gewählt oder nicht das richtige ist, klicken Sie Ändern an. Nachdem Sie den Vorgang bestätigen wird der Datei die Signatur hinzugefügt und das Dokument gespeichert.

Nach der Signierung wird das Dokument als abgeschlossen gekennzeichnet und seine Bearbeitung würde die Signatur ungültig machen – sie entfernen.

Signieren in Open/LibreOffice

Das Dokument, welches Sie signieren möchten, öffnen Sie in Writer. In dem Menü klicken Sie Datei und weiter Digitale Signaturen an.

Es öffnet sich das Fenster Digitale Signaturen. Es ist leer, deshalb klicken Sie Dokument signieren an. Dies ruft ein Dialog für die Auswahl des Zertifikats aus.

Wählen Sie das gewünschte Zertifikat und dadurch werden Sie in die Übersicht der Digitalen Signaturen zurückkehren. Klicken Sie Schließen an und das Dokument wird signiert.

Jede beliebige Änderung des Dokumentes wird die Signatur ungültig machen.

Wie sehen das signierte Dokument und die hinzugefügte Signatur aus

Auf den folgenden Bildern wird die Unterschrift des Office-Dokumentes in der Praxis dargestellt.